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Estudio y cuestionario del Control Interno

August 15 2006 at 11:48 AM
Alberto Osorio  (no login)

 
Estudio y evaluación del sistema de control interno

Definiciones y conceptos básicos
En su significado más amplio, control interno comprende la estructura, las políticas, los procedimientos y las cualidades del personal de una empresa, con el objetivo de: proteger sus activos, asegurar la validez de la información, promover la eficiencia en las operaciones, y estimular y asegurar el cumplimiento de las políticas y directrices emanadas de la dirección.
Los controles en el control interno, pueden ser caracterizados bien como contables o como administrativos:
1. Los controles contables, comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables.
2. Los controles administrativos se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el acatamiento de las políticas de la Dirección y normalmente sólo influyen indirectamente en los registros contables.
Es obvio que el auditor independiente debe centrar su trabajo en los controles contables por las repercusiones que éstos tienen en la preparación de la información financiera y, por consiguiente, a los efectos de las normas técnicas, el control interno se entiende circunscrito a los controles contables. Sin embargo, si el auditor cree que ciertos controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe efectuar su revisión y evaluación.
La implantación y mantenimiento de un sistema de control interno es responsabilidad de la dirección de la entidad, que debe someterlo a una continua supervisión para determinar que funciona según está prescrito.
Todo sistema de control interno tiene unas limitaciones. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, fallo humano, etc.

Objetivos del control interno contable
Las transacciones son el componente básico de la actividad empresarial y, por tanto el objetivo primero del control interno.
La transacción origina un flujo de actividad desde su inicio hasta su conclusión. Tendremos flujos de ventas, compras, costes, existencias, etc.
Las cuatro fases son: autorización, ejecución, anotación, y contabilización
Por definición, todo sistema de control interno va estrechamente relacionado con el organigrama de la empresa. Este debe reflejar la auténtica distribución de responsabilidades y líneas de autoridad. Las obligaciones de un conjunto de empleados deben estar atribuidas de tal forma que uno o varios de estos empleados, actuando individualmente, comprueben el trabajo de los otros.
Es fundamental que toda empresa tenga una clara y bien planteada organización y cada uno de sus miembros tenga un conocimiento apropiado de su función.

Fases del estudio y evaluación del sistema de control interno
El estudio y evaluación del control interno incluye dos fases:
1. La revisión preliminar del sistema con objeto de conocer y comprender los procedimientos y métodos establecidos por la entidad.
2. La realización de pruebas de cumplimiento para obtener una seguridad razonable de que los controles se encuentran en uso y que están operando tal como se diseñaron.
Revisión preliminar
El grado de fiabilidad de un sistema de control interno, se puede tener por: cuestionario, diagrama de flujo
Cuestionario sobre control interno Un cuestionario, utilizando preguntas cerradas, permitirá formarse una idea orientativa del trabajo de auditoría.
Debe realizarse por áreas, y las empresas auditoras, disponen de modelos confeccionados aplicables a sus clientes.
En diferentes capítulos del trabajo por áreas, y a modo de ejemplo, hemos puesto algunos cuestionarios.
Representación gráfica del sistema La representación gráfica nos permitirá realizar un adecuado análisis de los puntos de control que tiene el sistema en sí, así como de los puntos débiles del mismo que nos indican posibles mejoras en el sistema.
Se trata de la representación gráfica del flujo de documentos, de las operaciones que se realicen con ellos y de las personas que intervienen.
Este sistema resulta muy útil en operaciones repetitivas, como suele ser el sistema de ventas en una empresa comercial. En el caso de operaciones individualizadas, como la adquisición de bienes de inversión, la representación gráfica, no suele ser muy eficaz.
La información que debe formar parte de un diagrama de flujo, es: los procedimientos para iniciar la acción, como la autorización del suministro, imputación a centros de coste, etc.
la naturaleza de las verificaciones rutinarias, como las secuencias numéricas, los precios en las solicitudes de compra, etc.
la división de funciones entre los departamentos,
la secuencia de las operaciones,
el destino de cada uno de los documentos (y sus copias).
la identificación de las funciones de custodia.

Pruebas de cumplimiento
Una prueba de cumplimiento es el examen de la evidencia disponible de que una o más técnicas de control interno están operando durante el periodo de auditoría.
El auditor deberá obtener evidencia de auditoría mediante pruebas de cumplimiento de:

Existencia: el control existe
Efectividad: el control está funcionando con eficiencia
Continuidad: el control ha estado funcionando durante todo el periodo.
El objetivo de las pruebas de cumplimiento es quedar satisfecho de que una técnica de control estuvo operando efectivamente durante todo el periodo de auditoría.

Flujo de aprovisionamiento
Periodo en el que se desarrollan las pruebas y su extensión
Los auditores independientes podrán realizar las pruebas de cumplimiento durante el periodo preliminar.
Cuando éste sea el caso, la aplicación de tales pruebas a todo el periodo restante puede no ser necesaria, dependiendo fundamentalmente del resultado de estas pruebas en el periodo preliminar así como de la evidencia del cumplimiento, dentro del periodo restante, que puede obtenerse de las pruebas sustantivas realizadas por el auditor independiente.
La determinación de la extensión de las pruebas de cumplimento se realizará sobre bases estadísticas o sobre bases subjetivas. El muestreo estadístico es, en principio, el medio idóneo para expresar en términos cuantitativos el juicio del auditor respecto a la razonabilidad, determinando la extensión de las pruebas y evaluando su resultado.
Cuando se utilicen bases subjetivas se deberá dejar constancia en los papeles de trabajo de las razones que han conducido a tal elección, justificando los criterios y bases de selección.

Evaluación del control interno
Realizados los cuestionarios y representado gráficamente el sistema de acuerdo con los procedimientos vistos, hemos de conjugar ambos a fin de realizar un análisis e identificar los puntos fuertes y débiles del sistema.
En esa labor de identificación, influye primordialmente la habilidad para entender el sistema y comprender los puntos fuertes y débiles de su control interno.
La conjugación de ambas nos dará el nivel de confianza de los controles que operan en la empresa, y será preciso determinar si los errores tienen una repercusión directa en los estados financieros, o si los puntos fuertes del control eliminarían el error


El control de gestión
Definición
En términos generales, se puede decir que el control debe servir de guía para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de gestión como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.

Los condicionantes del control de gestión
El primer condicionante es el entorno. Puede ser un entorno estable o dinámico, variable cíclicamente o completamente atípico. La adaptación al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa.
Los objetivos de la empresa también condicionan el sistema de control de gestión, según sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc.
La estructura de la organización, según sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control también distintos.
El tamaño de la empresa está directamente relacionado con la centralización. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralización, pues hay más cantidad de información y complejidad creciente en la toma de decisiones.
Por último, la cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organización, es un factor determinante del control de gestión, sin olvidar el sistema de incentivos y motivación del personal.

Los fines del control de gestión
El fin último del control de gestión es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecución de los objetivos. Sin embargo podemos concretar otros fines más específicos como los siguientes:
Informar. Consiste en transmitir y comunicar la información necesaria para la toma de decisiones.
Coordinar. Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecución de los objetivos.
Evaluar. La consecución de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoración es la que pone de manifiesto la satisfacción del logro.
Motivar. El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecución de los objetivos.

Los instrumentos del control de gestión
Las herramientas básicas del control de gestión son la planificación y los presupuestos.

La planificación consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Está relacionada con el largo plazo y con la gestión corriente, así como con la obtención de información básicamente externa. Los planes se materializan en programas.

El presupuesto está más vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma más exacta los objetivos, concretando cuantías y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificación operativa; se realiza para un plazo de días o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicación directa de cada departamento.
El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicación; no se debe imponer, porque originaría desinterés en la consecución de los objetivos.
La comparación de los datos reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede originar desviaciones, cuando no coinciden. Las causas pueden ser:

Errores en las previsiones del entorno: estimación de ventas, coste de ventas, gastos generales, etc.

Errores de método: poca descentralización, escaso rigor temporal, falta de coordinación entre contabilidad y presupuestos, etc.

Errores en la relación medios–fines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los medios, etc.

Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto estratégicas (revisión y/o cambio de plan y programas), como tácticas u operativas (revisión y/o cambio de objetivos y presupuestos).

Se pueden citar otras herramientas operativas como: la división de centros de responsabilidad, el establecimiento de normas de actuación y la dirección por objetivos.



CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO



1. Tiene la empresa un organigrama o esquema de organización?
2. Las funciones del personal directivo y funcionarios principales de administración están definidas por los estatutos?
3. Los deberes del Director de Contabilidad están separados de los de las personas encargadas del manejo de fondos, inversiones, inventarios, etc.?
4. Están bajo la vigilancia y supervisión de los jefes de contabilidad los empleados de esta departamento y los libros y registros contables en toda oficina o dependencia de la empresa?
5. Tiene la empresa un manual de procedimientos contables?
6. Todos los comprobantes, informes y estados financieros son revisados y aprobados por departamentos o individuos distintos de aquellos que han intervenido en su preparación?
7. Están debidamente aprobados los asientos de diario por un funcionario o empleado responsable?
8. Utiliza la empresa para efectos de control:
a. Información que comparen los presupuestos con los gastos realizados?
b. Costos estándar?
9. Los funcionarios y empleados que tienen atribuciones para revisar aprobaciones previas, están provistos de:
a. Modelos de las firmas de las personas autorizadas para tal efecto?
b. Instrucciones sobre la clase de operaciones que pueden ser aprobadas previamente, límite y monto de las mismas?
10. Tiene la empresa un departamento de auditoria interna que opere en forma autónoma?
11. Si lo tiene a quién rinde los informes?
12. Hemos revisado los programas de auditoria interna para determinar si son apropiados para llenar su cometido?
13. Contiene el informe de auditoria interna:
a. Conclusiones sobre la revisión?
b. Salvedades a las cuentas, cuando sean necesarias?
c. Sugerencias sobre mejoras en los métodos de control interno?
14. Con respecto a los informes de auditoria interna:
a. Son revisados por funcionarios superiores?
b. Se toman las medidas necesarias para corregir las deficiencias?
15. Toman con regularidad sus vacaciones los cajeros, almacenistas y demás empleados en puestos de confianza y sus deberes son asumidos por otros empleados?
16. Con referencia a las conexiones de los funcionarios y empleados:
a. Carecen estos de conexiones con otras organizaciones mercantiles con las cuales la empresa negocia?
b. En caso contrario, mencione cuales empleados y con qué empresas tienen conexiones
c. Existe un procedimiento que prohibe emplear dos o más funcionarios que desempeñan funciones principalmente de contabilidad y caja, que tengan algún grado de parentesco o consaguinidad?
17. Los funcionarios que manejan fondos o valores están respaldados con pólizas de seguros de manejo y cumplimiento u otra clase de garantia?
18. Parece adecuado el monto de tales seguros o garantías?
19. Existe un empleado competente encargado de todo lo relacionado con seguros?
20. Existe un manual de procedimientos con respecto a los sistemas informáticos, sobre la protección de datos de carácter personal?
a. Se aplica la metodología definida en el manual de procedimientos?
b. Los procedimientos definidos son satisfactorios?
c. Existen archivos de titularidad pública? Enumérelos
d. Existen archivos de titularidad privada? Enumérelos
e. Todos los archivos están inscritos en el Registro General de Protección de Datos? Adjunte los documentos de inscripción de los archivos
f. Existe comunicación o cesión de los datos?
g. Los datos están actualizados? Adjunte solicitudes de cancelación o rectificación de los datos personales presentados a la empresa
h. Se cumplen las medidas de seguridad en virtud de las normas de calidad de la información? Adjunte los documentos de seguridad
i. La empresa ha sido inspeccionada en algún momento por parte de las entidades de control y fiscalización tributaria o contable, a través de órganos de la Inspección?
j. Cuál ha sido el resultado de las inspecciones?
k. Existe algún seguro por los posibles incumplimientos en protección de datos?
l. Se tiene previsto un plan de contingencia para el manejo de los datos?
m. Relacione los responsables de la administración de la información
n. Coleccione o elabore diagramas, esquemas y manuales de los procesos PED
o. Determine si los puntos de control son apropiados
p. Evalue si las comprobaciones y conciliaciones son técnicas, preventivas o correctivas
q. Si se cumplen las autorizaciones de registro, revisión, conciliación y solución
r. Relacione las necesidades de manejo e informes que no han sido cubiertas por los sistemas de información electrónica
s. Existen estudios y planes de actualización o modernización del PED?
t. Se realizan evaluaciones de competencia, eficiencia y eficacia a los empleados y a los sistemas?
u. Se tienen programas de evaluación y control de la calidad de los sistemas PED?
v. Califique los informes del administrador del sistema PED
w. Relacione los problemas, según la opinión de los usuarios de los sistemas
x. Los sistemas PED están debidamente documentados y controlados?
y. Existe integración de los diferentes ciclos operacionales?
z. El Contador gestiona la supervisión y aprobación de los procesos y resultados del sistema PED?



RESPUESTAS:
En el desarrollo de este cuestionario se dan tres posibles respuestas:
1. SI
2. NO
3. NO APLICA

Resuélvalo y anexe el material solicitado, lo comentaremos en la próxima conferencia
EXITOS!









 
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